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3 电子邮件 不可或缺的互联网办公工具（第1页）

3.电子邮件：不可或缺的互联网办公工具

各种沟通方式都有自己的特点，比如面谈能比较自由、完整地传达信息，书面表达更加正式严谨，电话则简单实用，这些沟通方式比较传统，沟通工具也比较传统，属于传统交流的范畴。随着互联网的发展，互联网技术开始大量运用到日常工作当中，其中电子邮件成了一个最常用的办公工具和沟通工具。

电子邮件的兴起建立在互联网技术快速发展的基础上，它运用的也是互联网的信息传送技术，而互联网在传输信息方面拥有很大的优势，这些优势使得电子邮件成为一种非常高效实用的沟通工具。

比如在面谈或者电话交谈的时候，双方的交流往往会被第三者听到或者打扰，而邮件沟通的方式比较保密，只要做好相应的防备措施，相关信息就不容易被第三方知晓。通常情况下，发送邮件的人和接收邮件的人都可以在一个相对安静、独立、隐蔽的状态下进行信息交流，这样就确保了沟通的顺畅和安全。必要的时候，沟通者可以对电脑和电子邮件设定密码，确保信息安全。

不仅如此，电子邮件还有一个很大的优势，那就是沟通双方没有必要在同一时间进行交流，发送信息的人和接收信息的人可以错开时间，或者在各自最合理的时间段进行交流。比如某人正好休假，而另外一个人准备将信息发送过来，那么发送者没有必要刻意提醒或者通知对方及时接收信息，他可以直接将信息以邮件的方式发到对方的电子邮箱中，等到休假结束之后，对方自然会接收到信息。

电子邮件可以实现自由复制，因此电子邮件沟通能够在短时间内实现信息的转发和大量传播，一些需要快速扩散的信息可以以邮件群发的方式分享给很多人。相比面谈和电话交谈一对一沟通的模式，电子邮件实现了同一时间段内多人的信息共享，而且这些信息并不会消失，只要不主动删除，那么这些信息会永久保存在电子邮箱里面。

当然，电子邮件还有一个非常大的优势，那就是可以在事后进行追责。只要你的电子邮件没有删除，之前的工作记录都可以翻阅出来，从而避免了扯皮。

一般来说，邮件沟通的内容比较杂，几乎任何信息都可以通过电子邮件来传输，而且无论是重要的、私密的、紧急的信息，还是普通的信息；无论是语音、图片、文字、表格，还是其他格式的信息；无论是内部通知、规章制度、策划方案、数据报表、参考资料、内部讲话，还是具体的工作任务，都可以使用电子邮件来传送。

不过为了确保进行高效沟通，在使用电子邮件进行沟通的时候，需要注意一些事项。

信息简明扼要

电子邮件可以包容很大的信息量，但是让对方浏览长篇大论显然不合适，而且通常接收信息的人都会在下班之前或者夜晚睡觉之前阅读电子邮件，如果信息量太大的话就容易引起他人的反感，挫伤对方浏览电子邮件的积极性。除非电子邮件非常复杂和重要，否则保持信息的简明扼要是一个非常礼貌的举动，也是保证高效沟通的一个前提。

及时对他人的信息做出回复

许多人在接收到他人的信息之后，往往不会做出回复，这是一个非常不礼貌的举动，也违背了沟通的双向性原则。其实，无论是与对方进行互动交流，还是单纯地当一个信息接收者，都要注意及时做出回复，哪怕只是简单的一句“信息已收到，谢谢”，也会让对方感到自己受到了尊重。

不要重复发送同一个信息

一些人经常会重复发同一条信息给同一个人，也许是没有意识到自己重发了信息，也许是为了引起对方的关注，但是无论是什么情况，平时最好不要重发信息。因为重复发送信息不仅会让对方觉得发送信息的人心不在焉，还会因为邮箱空间被占而感到不满（在团队中，由于业务往来频繁，邮件通常会占据大量空间）。有时候，接收信息的人还会误认为自己接收到了新的信息而打开浏览，这样又造成了时间的浪费。

不要混合生活和工作内容

一些人在使用电子邮件发送信息时，常常会在发送与工作相关的信息后，还发送一些生活化的内容，比如询问对方吃饭了没有，询问最近忙不忙，或者问问对方是否有空一起去游玩。这种将生活交流穿插在工作沟通中的做法往往会让人觉得发送信息的人没有认真投入到工作当中，或者说他并没有太在乎这些信息，而且这种信息混合发送的做法容易导致信息接收出现混乱，也容易影响信息接收者的工作状态。

定期对信息进行整理

经常使用电子邮件工作的人，可能会积累一大堆的邮件，这些邮件中有的可以作为沟通的依据和记录，有的可以作为日后的参考资料，还有一些失去了应用价值。对于这些邮件，人们需要定期整理，将有用的邮件做好标记，一些无价值的邮件要定期进行清理，以免占用空间。

电子邮件是一种非常普及的办公工具，它所具备的私密功能和强大的信息发送能力，很好地迎合了现代办公的需求，只要注意使用电子邮件的方法，就可以最大化地发挥出它的优势。不过这种沟通工具同样有一些明显的缺点，比如时效性比较差，而且便捷性也不够好，毕竟并不是每一个地方都有网络和电脑。

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