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2 电话沟通 便捷和效率的代表（第1页）

2.电话沟通：便捷和效率的代表

在生活和工作中，经常会用到各种各样的沟通工具，这些沟通工具各具特色和优势，并没有绝对意义上的优劣之分，无论是哪一种沟通工具，只要能够提升沟通效率，只要能够产生良好的沟通效果，那么就证明它是实用的。一般来说衡量沟通效果有四个指标，它们分别是：方便性、及时性、有效性、可追溯性。

方便性指的是沟通工具随时随地可以使用；及时性是指沟通双方可以在最短时间内彼此联系，而不会出现时间上的拖延；有效性是指沟通的效果非常好，双方之间不会存在沟通不畅的情况；可追溯性是指双方的沟通内容或传递的信息会被保存下来。通常来说，只要能够满足其中两个指标，就可以证明这个沟通工具具有良好的使用效果。

而在现代生活中，电话就是一个基本符合以上几个指标的沟通工具，首先，手机可以随身携带，这样就使得通话可以随时随地进行，完全不受空间的限制；其次，电话可以进行长途通话，通话双方基本上可以保持沟通时间上的一致，从而实现及时沟通；第三，电话沟通的效果非常明显，虽然比不上面谈，但是却能够有效传递信息。

正因为符合以上这几个指标，电话沟通显示出了很大的沟通优势，比如相比于面谈，电话沟通往往更加方便，基本上不受时空限制；相比于书面表达，电话沟通的信息量更大，信息传递也更加及时。这些优势使得电话成为日常工作中一个不可或缺的沟通工具，无论是团队管理者，还是内部成员，基本上每天都要保持开机状态，一些团队还要求内部成员的手机保持24小时开机，以方便及时沟通。

之所以会这样，就是因为一旦团队遭遇到紧急事件，或者某人遇到紧急的问题，如果不方便当面请示，就可以通过电话进行沟通，而这也是最能体现电话作用的功能。比如某团队成员在工作中遭遇了机器故障，不知道该如何进行解决，由于时间仓促，根本不可能离开岗位特意去求助，因此最好的方式就是直接拨打电话，请求得到他人的帮助。有时候，当成员在工作中不知道该如何作出决策时，就可以通过电话去请示上级。

一般来说，当紧急事件突然出现的时候，传统的沟通方式（逐层向上级反映，并等待指示）效率太低，这时可以选择快捷方便的沟通工具进行联络，而电话是理想的选择。在电话出现之前，很多团队内部的信息传播速度非常慢，一些需要立即沟通的信息、需要立即解决的问题往往会拖延，而电话就可以在最短时间内将相关信息分享给他人。

可以想象一下，如果不使用电话，那些跨国公司将会在扩张的过程中遭遇多么严重的打击。虽然在国外市场也设立了办事机构，可是在面对一些重大问题时，还是需要向总部请示，而这种请示将会面临几千里甚至上万里的距离，也许他们可以写信，或者亲自赶往总部汇报，但是遥远的距离使得沟通效率变得很低。而电话却可以有效解决这个难题，只要拨通号码，就可以及时将信息反馈给总部。

尽管电话沟通的时效性很强，不过电话也有自己的缺点和不足，比如，电话沟通的信息容量一般都比较有限，毕竟没有人会一整天都煲电话粥，所以除非是距离比较远，否则一般人并不愿意在电话中针对一些重要的复杂的话题进行交流；电话沟通主要是语音聊天（如今的手机支持视频通话），而这容易干扰到同事的工作。

正因为如此，电话沟通必须掌握一些要领。

长话短说，表达关键信息

由于人们每一天需要处理大量的团队工作，需要执行各种任务，因此并不适合在电话中耗费太多的时间。为了节省时间，沟通者必须在事前就对自己要描述的内容进行整理，尽量少说废话，只说那些重点内容。

礼貌用语，真诚对话

由于电话沟通多数时候都是单纯的语音通话，人与人之间无法见面，因此在沟通的过程中，双方只能通过语言、语气来感知对方的情绪和想法。如果谈话中使用一些粗鲁的话，或者明显表现得不耐烦，对方可能会认为沟通者不希望进行对话。如果沟通者表现得遮遮掩掩，对方可能也会有所保留，这样双方就难以达成统一的看法。

注意语速

许多人说话的速度很快，这样表达常常会让倾听者遗漏很多信息，尤其是在电话沟通中，过快的语速再加上可能存在的信号干扰，往往会造成沟通信息接收不全的现象，有时候吐字不清还会造成倾听者的误解，这样就会影响彼此之间的信息传递和反馈。

工作时间不要太大声

沟通者如果非要在上班时间打电话，那么最好保持声音柔和一些，即便是带着情绪说话，也要注意保持克制，以免影响其他人的工作状态。如果条件允许的话，可以去办公室外的过道或者厕所里通话，以减少办公室内的噪音污染。

如今，电话成了人们生活和工作的必备工具，因此电话沟通也成了团队沟通中一个不可或缺的方式。电话在一些紧要事情的沟通上往往作用明显，当然一些比较平常的交流，同样可以使用电话进行沟通。比如让某人帮忙打印一份文件、送一份报表，或者向别人咨询一个问题，这些都可以通过电话来说清楚，它可以传递一些比较琐碎的信息。

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