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4 沟通的固化日常化体系化（第1页）

4.沟通的固化、日常化、体系化

想要保证团队内部出现良性的对话，想要保证团队内部拥有更加出色的沟通文化，就一定要让沟通成为团队内部不可或缺的一个组成部分。那么一个良好的沟通团队应该是怎样的呢？或者说如何才能打造一个更好的沟通氛围？这个问题往往会困扰团队的管理者，有人说只要让团队成员提升沟通意识，掌握各种沟通技巧就行，但是构建一个良好的沟通氛围，首先不在于让大家了解该如何去沟通，而在于如何引导大家正确地看待和对待沟通这件事，这里就关乎打造沟通文化的问题。

从管理的角度来说，沟通文化的形成往往涉及方方面面的东西，不过如果对相关内容进行简化，那么只要做到三个方面就可以打造一个相对完善的沟通文化，即沟通的固化、沟通的日常化，以及沟通的体系化。

固化

虽然沟通大多时候都是出于自发自愿，但是对于一个团队来说，内部沟通应该作为一个管理环节以及一个基本任务来落实，既然是管理中的一个重要环节，是一项基本任务，那么就要在某种程度上进行固化，形成一个常规的有规律的操作习惯。其中最常见的固化方式就是制度化，简单来说就是必须写入规章制度或者条例之中，成为必须要做或者遵守的事项。

比如，团队必须规定一些重要的、大型的会议的定期召开，必须明确规定开会的地点和时间。现如今大多数企业都有固定的内部会议，尤其是每个月、每个季度或者年底的大会，相关人员不准无故缺席，这些大会甚至还会纳入绩效考核之中。

还有就是流程的控制中常常涉及监督和反馈，它们同样是非常重要的沟通方式，也是团队成员应尽的义务，这些沟通方式往往会对执行产生深远的影响。任何一个正规的完整的团队，都必须将管理者的监督以及执行者的信息反馈纳入规章制度中。比如，许多公司明确要求相关项目的负责人需要多次审核和监督流程，并且做好相应的记录，拟定一份报告；执行者同样需要在执行完一个环节后及时反馈信息，提交工作报告。

一些必要的沟通是需要作出明确规定的，不得随意更改。不过沟通的范围非常广，而很多沟通交流都是非正式的，因此制度化并不意味着所有的沟通都要作出制度上的规定，比如像同事之间的交流以及上下级之间非正式的闲聊都没有必要制度化，规定同事之间每天需要说几句话或者交流几分钟，或者规定上下级之间的所有交谈都要做记录，这些奇怪且不合理的制度显然无法真正落实。

日常化

我们每天都要说话，都在传递和接受信息，这些都是沟通的方式，从这一方面来说，沟通原本就是日常生活的一个重要组成部分。对于团队来说，沟通同样需要做到无处不在，无论是下达指令、接受命令、信息共享、信息反馈、工作报告，都需要贯彻到底、执行到位。

沟通不仅仅要融入工作的各个方面，融入每一个环节和细节当中，还需要贯穿在整个流程当中，甚至融入整个体系运转之中。这就意味着，无论大事小事都要进行沟通，一些规定的沟通事项必须及时沟通，一些规定之外的信息交流也同样可以落实，总之，无论有事没事都尽量加强交流，避免出现“大事主动沟通，小事三缄其口”“有事成同事，没事成路人”的尴尬局面。可以说，真正良好的沟通氛围应该是自然、流畅的，只有保持自然，沟通才会产生更大的作用。

沟通的日常化，更多的是一种态度和意识，更是一种内部文化，想要做到这一点，需要团队全体成员养成良好的意识，平时要主动与人沟通和交流，这种交流并不局限于工作上的信息交流、辩论、汇报和监督，还包括一些生活话题的交流。

而为了做到日常化交流，团队内部还需要保持信息通道的畅通，比如上下级之间应该时刻保持可以沟通的状态，从而方便随时随地进行交流。很多管理者都要求自己的成员24小时开机，这样就可以在任何时刻都保持联系状态；一些内部交流的平台也需要保持开放状态，这样团队成员就可以及时在平台上发送和接收信息，像公司的内网或者内部的社交平台，最好保持全天候的开放状态，方便人们查询资料、分享信息。

体系化

任何一个团队，想要提升内部的沟通氛围和沟通效率，就一定要确保沟通形成一个体系，这个体系中不仅包括了“谁和谁进行沟通”“沟通的渠道”“沟通的制度”“沟通的意愿”，还包括“沟通的文化氛围”，所有与沟通相关的内容几乎都可以划归到这个体系当中去。

打造一个体系，主要在于解决三个核心问题：第一，解决“让谁做”的问题；第二，解决“和谁一起做”的问题；第三，解决“为谁做”的问题。

“让谁做”的问题主要在于一种授权，管理者准备将工作以及相关的执行权限交给谁，或者他们认为交给谁是最合适的，在授权和任务托付的这个过程中，就需要认真进行沟通，就需要将相关的要求详细告知执行者。这种授权模式几乎撑起了整个团队的内部运作，因为大部分的工作都要经过授权来完成，管理者一个人是无法完成所有工作的。

“和谁一起做”主要在于追求合作，而寻求合作就需要打破部门墙，部门墙是阻碍内部合作的最大障碍，许多团队的执行力比较低，工作效率不高，就是因为部门墙太多、太厚，以至于内部合作层层受阻，内部成员陷于单打独斗之中。一个合理的沟通体系就需要打破部门墙，将所有人联系在一起。

“为谁做”的目的是打破本位主义的思维局限，本位主义会导致各部门、各成员陷入个人主义，凡事以个人利益为主，而置其他人的利益尤其是团队利益于不顾，这样就会打破内部的平衡与合作，导致团队陷入分离的状态。打造一个健康的完善的沟通体系，就需要破除本位主义，就需要让所有人从大局出发，站在团队的高度上来看待发展问题，需要所有人保持同一个方向和目标。

从总体上说，固化是一种保证，日常化是一种状态，体系化则是一个最终的目标，只有做到这三点，团队内部的沟通才会完善，才会更加高效合理。

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